Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information 2019-2020

• 1 Introduction
• 2 Le Service des poursuites pénales du Canada
• 3 Bureau de l’AIPRP
  • 3.1 Structure organisationnelle
• 4 Pouvoirs délégués
• 5 Interprétation du rapport statistique
  • 5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi
    • 5.1.1 Nombre de demandes
    • 5.1.2 Objet des demandes
    • 5.1.3 Sources
    • 5.1.4 Demandes informelles
  • 5.2 Demandes fermées pendant l’exercice financier
    • 5.2.1 Dispositions prises à l’égard des demandes
    • 5.2.2 Nombre de pages traitées
    • 5.2.3 Délai de traitement
    • 5.2.4 Exceptions
    • 5.2.5 Exclusions
    • 5.2.6 Format des documents communiqués
    • 5.2.7 Complexité
    • 5.2.8 Présomptions de refus
    • 5.2.9 Demandes de traduction
  • 5.3 Prorogations
  • 5.4 Frais
  • 5.5 Demandes de consultation reçues d’autres institutions
    • 5.5.1 Nombre de consultations
    • 5.5.2 Sources des consultations
    • 5.5.3 Dispositions prises et recommandations
    • 5.5.4 Délai de traitement
  • 5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • 5.7 Ressources liées à la Loi
• 6 Activités de formation
• 7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • 7.1 Structure de la gouvernance d’AIPRP
  • 7.2 Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
  • 7.3 Initiatives
  • 7.4 COVID-19 : mesures d’atténuation
• 8 Plaintes, audits et enquêtes
• 9 Recours judiciaire
• 10 Suivi de la conformité
• 11 Salle de lecture
• Annexe A – Arrêté sur la délégation
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

1 Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Elle a pour objet d’accroître la responsabilisation et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de celles-ci. À cet égard, celle-ci accorde un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents relevant d’une institution fédérale, conformément aux principes suivants :

• l’information gouvernementale devrait être accessible au public;
• les exceptions indispensables à ce droit devraient être précises et limitées;
• les décisions quant à la communication de l’information gouvernementale devraient être susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) est assujetti à la Loi depuis qu’il a été établi en tant qu’organisation indépendante le 12 décembre 2006 lors de l’entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales, qui constitue la partie 3 de la Loi fédérale sur la responsabilité.

Conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, le présent Rapport annuel sur la Loi pour 2019-2020 a été préparé afin d’être déposé devant la Chambre des communes et le Sénat. Le Rapport fournit une analyse des renseignements contenus dans le Rapport statistique sur la Loi du SPPC. En outre, il rend compte des tendances qui se dessinent, des activités de formation et des politiques, des lignes directrices et des procédures internes relativement à l’application de la Loi au SPPC.

2 Le Service des poursuites pénales du Canada

Le mandat du SPPC est énoncé dans la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP). Aux termes de la LDPP, en sa qualité de sous-procureure générale du Canada, la directrice des poursuites pénales (DPP) exerce les attributions suivantes :

• engager et mener des poursuites fédérales;
• intervenir dans toute procédure soulevant des questions d’intérêt public qui pourraient avoir une incidence sur la conduite de poursuites ou d’enquêtes connexes;
• donner des lignes directrices aux procureurs fédéraux;
• conseiller les organismes chargés de l’application de la loi et les organismes d’enquête, de façon générale, à l’égard des poursuites ou à l’égard d’enquêtes pouvant mener à des poursuites;
• communiquer avec les médias et le public relativement à toute question liée à l’engagement ou à la conduite des poursuites;
• exercer les pouvoirs du procureur général du Canada relatifs aux poursuites privées; et
• exercer toute autre attribution que lui assigne le procureur général du Canada, compatible avec la charge de DPP.

La LDPP confère également à la DPP le pouvoir :

• d’engager et de mener des poursuites relatives à toute infraction à la Loi électorale du Canada; et
• sous l’autorité du procureur général du Canada, d’exercer les attributions conférées à ce dernier par la Loi sur l’extradition et la Loi sur l’entraide juridique en matière criminelle.

La DPP a également le rang et le statut d’administratrice générale de ministère et, à ce titre, est responsable de la gestion du SPPC comme organisation gouvernementale distincte.

3 Le bureau de l’AIPRP

Le Bureau de l’AIPRP est premier responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Il traite directement avec le grand public concernant les demandes d’accès à l’information, il communique avec les bureaux de première responsabilité pour répondre aux demandes et il sert de centre d’excellence en matière d’AIPRP au sein du SPPC.

Le Bureau de l’AIPRP exerce les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes d’accès à l’information sous le régime de la Loi, du Règlement sur l’accès à l’information (le Règlement) ainsi que des politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux consultations reçues des autres institutions fédérales ou des autres ordres de gouvernement sur les documents du SPPC qu’ils envisagent de communiquer;
• conseiller les gestionnaires et les employés du SPPC sur la manière d’appliquer et d’interpréter la Loi, le Règlement ainsi que les politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• répondre aux demandes reçues des autres institutions gouvernementales visant l’examen de documents protégés par le secret professionnel de l’avocat et liés aux poursuites pénales auxquelles le SPPC participe;
• vérifier que les politiques, les ententes et les procédures du SPPC sont conformes aux dispositions de la Loi et formuler des recommandations de modifications;
• veiller à ce que le SPPC respecte la Loi, le Règlement ainsi que les politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• communiquer avec les enquêteurs du Commissariat à l’information du Canada pour donner suite aux plaintes contre le SPPC;
• avant la diffusion en ligne (sur le site Web du SPPC) des vérifications, évaluations ou contrats de plus de 10 000 $ et autres documents qui se prêtent à la publication proactive, vérifier que ceux-ci ne contiennent pas de renseignements visés par des exceptions ou des exclusions prévues dans la Loi;
• par des séances de formation, sensibiliser les gestionnaires et les employés du SPPC à la Loi, au Règlement ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• mettre à jour le chapitre du SPPC dans la publication Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux);
• soumettre au SCT un rapport statistique annuel sur l’application de la Loi;
• rédiger un rapport annuel sur l’application de la Loi, qui sera soumis aux deux chambres du Parlement; et
• publier sur le portail du Gouvernement ouvert du Canada les sommaires des demandes d’accès à l’information traitée.

3.1 Structure organisationnelle

Le directeur exécutif de la Division de la planification ministérielle et des relations externes (DPMRE) agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au sein du SPPC.

Du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP était composé d’un gestionnaire, de deux conseillers principaux, de deux conseillers et d’un agent de l’AIPRP. Le Bureau a par ailleurs eu recours à une autre ressource pendant une partie de l’année.

L’organigramme ci-dessous décrit la structure organisationnelle du Bureau de l’AIPRP au 31 mars 2020 :

4 Pouvoirs délégués

En vertu de l’article 95(1) de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution.

En qualité de « responsable d’institution fédérale », la DPP a délégué au directeur exécutif de la DPMRE, au directeur général principal des Services ministériels et au gestionnaire du Bureau de l’AIPRP, les attributions dont elle est investie en vertu de la Loi (voir l’Arrêté sur la délégation à l’annexe A). Le gestionnaire du Bureau de l’AIPRP exerce ce pouvoir en l’absence du directeur exécutif de la DPMRE. Le directeur général principal des Services ministériels exerce ce pouvoir en l’absence et du directeur exécutif de la DPMRE et du gestionnaire du Bureau de l’AIPRP.

5 Interprétation du rapport statistique

La partie ci-dessous fournit un résumé et une analyse des renseignements contenus dans le Rapport statistique sur la Loi de 2019-2020, reproduit à l’annexe B du présent rapport.

5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi

5.1.1 Nombre de demandes

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois. De plus, depuis 2014-2015, le nombre de demandes reçues ne comprend plus celles qui sont traitées de façon informelle. Ces demandes font désormais l’objet d’un compte rendu distinct.

5.1.2 Objet des demandes

Les 47 demandes reçues en 2019-2020 portaient sur des thèmes très variés, qui se recoupaient souvent; cependant, nous avons pu dégager certains thèmes principaux :

• Conformément au mandat du SPPC, 83 % des demandes reçues concernaient des poursuites et des enquêtes en matière pénale et réglementaire.
• Les demandeurs s’intéressaient notamment aux documents portant sur les sujets suivants : relations avec les médias et autres sujets de communication, questions liées aux ressources humaines et au milieu de travail, documents d’information à l’intention du procureur général du Canada et données sur divers sujets, comme les frais juridiques, les accusations pénales et les tendances en matière de poursuites.

5.1.3 Sources

Au cours de l’exercice 2019-2020, 43 % des 47 demandes reçues provenaient des médias. De façon similaire, 46 % des demandes reçues au cours de l’exercice précédent provenaient également des médias. Il s’agit d’une nette différence par rapport à la tendance générale observée au cours des exercices financiers précédents, durant lesquels la plus grande proportion des demandes reçues par le SPPC provenait habituellement du grand public. Ce changement pourrait être attribuable à l’attention soutenue des médias à l’égard de l’organisation et aux poursuites récentes.

Le diagramme ci-dessous présente la ventilation de toutes les demandes reçues en 2019-2020, selon la source :

5.1.4 Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée à une institution du gouvernement qui n’est pas traitée en vertu de la Loi. Aucuns frais ne peuvent être exigés pour des demandes informelles et il n’y a aucun délai fixé pour y répondre. En outre, le demandeur n’a aucun droit en vertu de la loi de déposer une plainte auprès du CIC.

La majorité des demandes informelles que le SPPC reçoit sont présentées en ligne au moyen du portail Gouvernement ouvert, dans lequel le SPPC publie un sommaire mensuel des demandes d’accès à l’information qu’il a traitées. Le portail permet aux demandeurs de présenter une demande informelle à propos de tout document ayant été divulgué en réponse à une demande traitée.

Au cours de l’exercice 2019-2020, le SPPC a reçu et traité 66 demandes informelles, soit 6 % de plus que l’exercice précédent.

5.2 Demandes fermées pendant l’exercice financier

5.2.1 Dispositions prises à l’égard des demandes

Le SPPC a répondu à 62 demandes officielles d’accès à l’information, soit 95 % des 65 demandes reçues en 2019-2020 ou reportées de l’exercice 2018-2019. Cela représente une augmentation de 48 % par rapport au nombre de demandes fermées au cours de l’exercice précédent. En raison de ces efforts, au 31 mars 2020, trois (3) demandes demeuraient en suspens et ont été reportées à l’exercice suivant.

Le diagramme ci-dessous présente la ventilation des dispositions prises à l’égard des demandes fermées en 2019-2020 :

Parmi les 62 dossiers fermés en 2019-2020, les documents ont été communiqués en tout ou en partie dans 73 % des cas, à l’instar de l’exercice précédent. Dans l’ensemble, 70 % des demandes fermées au cours des cinq (5) derniers exercices ont donné lieu à une divulgation complète ou partielle des documents aux demandeurs.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le SPPC a fermé deux (2) demandes pour lesquelles tous les documents étaient visés par des exceptions. Les autres demandes pour lesquelles aucun document n’a été divulgué appartenaient aux catégories suivantes :

Aucun document n’existe

Au total, huit (8) demandes n’ont pu être traitées du fait que le SPPC ne détenait aucun document pertinent. Dans la mesure du possible, nous avons fourni aux demandeurs le nom des institutions gouvernementales susceptibles de détenir les documents recherchés et leurs coordonnées.

Demandes abandonnées

Sept (7) demandes ont été abandonnées par les demandeurs. Un abandon survient généralement lorsque des précisions leur sont demandées aux fins du traitement de leurs demandes. Si ceux-ci ne les fournissent pas, on considère leurs demandes comme abandonnées. Dans d’autres cas, les demandeurs choisissent d’abandonner leurs demandes.

5.2.2 Nombre de pages traitées

Le SPPC a traité 20 206 pages en vue de fermer 62 demandes en 2019-2020, ce qui représente une augmentation de 87 % par rapport à l’exercice précédent. Cet accroissement important est attribuable en grande partie à des demandes de dossiers concernant une poignée de poursuites pénales. Plus précisément, l’une d’entre elles représentait 5 057 pages, soit un quart de l’ensemble des pages traitées. D’autre part, 16 autres demandes portaient toutes sur la même affaire très médiatisée, soit un total de 9 484 pages, ce qui représente 47 % de l’ensemble des pages traitées en 2019-2020.

Le Bureau de l’AIPRP du SPPC a aussi examiné 6 625 pages de plus, reçues de l’ensemble de l’organisation, lesquelles n’ont pas été jugées pertinentes au bout du compte et n’ont donc pas été incluses dans les réponses.

Le diagramme ci-dessous présente un résumé du volume de pages pertinentes traitées par le SPPC au cours des cinq (5) exercices précédents :

5.2.3 Délai de traitement

Des 62 demandes fermées durant l’exercice 2019-2020, 79 % ont été traitées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi, ce qui représente une augmentation proportionnelle de 8 % par rapport à l’exercice financier précédent.

Dans l’ensemble, le SPPC a traité 76 % des demandes d’accès à l’information fermées au cours des cinq (5) exercices précédents dans les 30 jours suivant leur réception.

Le diagramme ci-dessous présente la proportion des demandes fermées dans ce délai au cours des exercices précédents :

Le diagramme ci-dessous présente une ventilation du nombre de jours nécessaires pour traiter toutes les demandes fermées en 2019-2020 :

5.2.4 Exceptions

Le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale est assujetti à des exceptions limitées et spécifiques. Les limitations au droit d’accès sont énoncées dans les articles 13 à 24 de la Loi. L’article 26 de la Loi prévoit aussi une exception administrative relative à la publication des renseignements.

Le diagramme ci-dessous présente une ventilation des exceptions que le SPPC a appliquées aux demandes fermées en 2019-2020 :

Au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC a invoqué la plupart du temps le paragraphe 19(1) (renseignements personnels) et l’article 23 (secret professionnel des avocats) de la Loi pour soustraire des renseignements aux documents divulgués. Cela reflète le mandat du SPPC, qui consiste à mener des poursuites fédérales, lesquelles mettent souvent en cause des renseignements personnels des particuliers, et à fournir des conseils juridiques aux organismes chargés de l’application de la loi et aux organismes d’enquête à l’égard des poursuites.

5.2.5 Exclusions

Les documents ou les parties de ceux-ci auxquels la Loi ne s’applique pas sont dits « exclus ». Aux termes de l’article 68, la Loi ne s’applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence, ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. Les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, également appelés documents confidentiels du Cabinet, créés il y a moins de 20 ans sont aussi exclus de l’application de la Loi, conformément à l’article 69.

Le SPPC a exclu des renseignements suite à quatre (4) demandes fermées en 2019-2020. L’article 68 de la Loi a été invoqué dans une (1) affaire. On a renvoyé à des documents confidentiels du Cabinet dans trois (3) autres cas.

Il s’agit de la première période de rapport au cours des cinq (5) derniers exercices financiers durant laquelle le SPPC a fait valoir une exclusion.

5.2.6 Format des documents communiqués

En 2019-2020, les renseignements ont été communiqués aux demandeurs, presque exclusivement par voie électronique, par courriel ou disque compact. Sur les 45 demandes dans lesquelles le SPPC a en totalité ou en partie communiqué des documents, dans 44 d’entre elles, les renseignements ont été communiqués par voie électronique. Les documents sur papier ont été fournis seulement dans un (1) cas, à la demande du demandeur.

Il s’agit du troisième exercice consécutif au cours duquel les communications électroniques ont été plus nombreuses que celles sur papier. Le tableau ci-dessous illustre ce changement de support au cours des cinq (5) derniers exercices financiers :

5.2.7 Complexité

En raison de la nature du travail du SPPC, le traitement des demandes d’accès à l’information peut s’avérer difficile et souvent « complexe » en raison de plusieurs facteurs :

• Les dossiers que le SPPC détient renferment fréquemment des renseignements relatifs à des enquêtes ou à des poursuites d’infractions de nature criminelle ou réglementaire qui mettent souvent en cause d’autres organisations fédérales, provinciales ou territoriales. La nécessité de tenir des consultations était la principale source de complexité dans sept (7) demandes fermées en 2019-2020.
• Dans le cas de 33 demandes, soit 55 % des demandes fermées, la principale source de complexité était la nécessité de récupérer des documents de toutes les régions du pays. Ces demandes concernaient le plus souvent les bureaux régionaux de l’Ontario et du Québec. Chacun d’entre eux a été 17 fois chargé de chercher des documents se rapportant aux demandes fermées en 2019-2020.

5.2.8 Présomptions de refus

5.2.9 Demandes de traduction

Le SPPC n’a reçu aucune demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre en 2019-2020 ni au cours des cinq (5) derniers exercices.

5.3 Prorogations

L’article 9 de la Loi permet aux institutions fédérales de proroger le délai de 30 jours prévu par la Loi pour donner suite à une demande lorsqu’elles doivent examiner ou repérer un grand nombre de documents ou consulter d’autres institutions ou des tiers.

Le SPPC a prorogé le délai initial dans 15 cas au cours de la période visée par le présent rapport, soit deux (2) de moins que l’exercice financier précédent, mais un total supérieur à celui des années précédentes. Par comparaison, au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC a demandé en moyenne 12 prorogations par exercice. Les demandes sont devenues de plus en plus complexes, que ce soit en raison du volume de pages à traiter ou de la nécessité d’effectuer des recherches poussées de documents pertinents ou des consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Parmi les 15 prorogations demandées en 2019-2020, 87 % étaient de 120 jours ou moins.

Le tableau ci-dessous résume la durée des prorogations demandées et les motifs invoqués :

5.4 Frais

La Loi sur l’accès à l’information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles d’accès à l’information. Outre les frais de présentation de 5 $, des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour la recherche, la préparation et la reproduction de divers documents, conformément aux dispositions du Règlement.

Il convient de noter qu’aux termes de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 5 mai 2016, les institutions gouvernementales sont tenues de dispenser de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation prévus à l’alinéa 7(1) a) du Règlement.

Conformément à la Loi et au Règlement, le SPPC a perçu 235 $ en frais de présentation pour les 47 demandes qu’il a reçues en 2019-2020. Il n’a renoncé à aucuns frais au cours de la même période.

Conformément à la Directive provisoire, aucuns frais de production, de programmation, de préparation ou de recherche n’ont été perçus.

Aux termes de la Loi sur les frais de service, il incombe à une autorité compétente de rendre compte chaque année au Parlement des frais perçus par l’institution. Par conséquent, les renseignements susindiqués sont également communiqués conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

À la partie 5.7 (Ressources liées à la Loi) du présent rapport, on fait état des coûts assumés par le SPPC pour gérer son programme d’accès à l’information.

5.5 Demandes de consultation reçues d’autres institutions

5.5.1 Nombre de consultations

Le SPPC a reçu 37 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales aux fins de traitement en vertu de la Loi au cours de 2019-2020. Il s’agit d’une augmentation de 16 % par rapport à l’exercice précédent. De plus, deux (2) consultations ont été reportées de la même période. En tout, le SPPC avait 39 consultations à traiter en 2019-2020.

Depuis le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu en tout 575 demandes de consultation en matière d’accès à l’information.

Le diagramme ci-dessous illustre le nombre variable de demandes de consultation reçues par le SPPC au cours de chaque exercice, depuis sa création en 2006 :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois.

5.5.2 Sources des consultations

En 2019-2020, près de la moitié des demandes de consultation reçues par le SPPC provenaient du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Dans quatre (4) des cinq (5) périodes de rapport les plus récentes, il s’agissait de la principale source des consultations. En général, le nombre de pages traitées durant ces consultations n’est pas très élevé et les sujets ne sont pas bien complexes.

Le nombre de demandes de consultation acheminées par une institution ou une organisation gouvernementale ne reflète pas fidèlement le travail nécessaire pour les traiter. En effet, certaines autres consultations reçues en 2019-2020, la majorité portait sur des poursuites. Contrairement aux demandes du SCT, les consultations de ce type sont très complexes et impliquent le traitement d’un grand nombre de documents.

Le tableau ci-dessous indique le nombre de consultations acheminées par chaque institution gouvernementale :

5.5.3 Dispositions prises et recommandations

Des 39 demandes de consultation reçues en 2019-2020 ou reportées de l’exercice précédent, le SPPC a répondu à 37 demandes. Deux (2) consultations demeuraient en suspens au 31 mars 2020 et ont été reportées à l’exercice suivant.

Au total, 1 067 pages ont été traitées, ce qui représente une forte diminution par rapport aux dernières années. Comparativement, depuis l’exercice financier 2014-2015, le SPPC a traité chaque année 3 751 pages en moyenne, suite à des consultations.

Le diagramme ci-dessous illustre le nombre de pages traitées au cours des cinq (5) derniers exercices financiers :

Sur les 37 consultations réalisées en 2019-2020, le SPPC a recommandé que les autres institutions gouvernementales divulguent les documents en totalité dans la plupart des cas (27). Il a également recommandé la communication partielle de documents dans sept (7) autres cas. Deux (2) autres demandes de consultation ont été retirées par les institutions en ayant fait la demande. Une demande de consultation a été envoyée au SPPC par erreur ; on n’y a pas donné suite.

Dans l’ensemble, le SPPC a donné suite à 207 consultations au cours des cinq (5) derniers exercices. Le nombre de consultations pour lesquelles le SPPC a recommandé une divulgation, en totalité ou en partie, plutôt qu’un refus en vertu d’une exception s’est généralement accru durant les derniers exercices.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

5.5.4 Délai de traitement

Des 37 consultations réalisées en 2019-2020, toutes à l’exception d’une (1) ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception. Le SPPC a répondu à la consultation en question dans un délai de 31 à 60 jours. Au cours des cinq (5) derniers exercices financiers, 85 % des consultations ont été en moyenne traitées dans le même délai.

Le diagramme ci-dessous présente une ventilation de la proportion de consultations réalisées au cours de chaque période :

5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de l’exercice 2019-2020, le SPPC a mené trois (3) consultations concernant trois (3) demandes distinctes dans le cadre de ses services juridiques organisationnels relatives à l’application de l’article 69(1) (documents confidentiels du Cabinet) de la Loi. Lorsqu’il a été établi que certaines parties des documents renvoyaient à des documents confidentiels du Cabinet, les renseignements ont été exclus.

En fin de compte, 748 pages au total ont été communiquées en totalité ou en partie, suite à des demandes concernant des documents confidentiels du Cabinet.

5.7 Ressources liées à la Loi

En ce qui concerne les frais assumés par le SPPC liés aux activités relatives à l’accès à l’information, les renseignements ci-après indiqués sont également déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Au cours de l’exercice 2019-2020, le SPPC a dépensé 258 785 $ au total pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information. De cette somme, les salaires ont représenté 98 % (252 713 $) des dépenses, et les biens et services, 2 % (6 072 $).

Il n’y a eu aucune dépense en heures supplémentaires au cours de cette période.

6 Activités de formation

Trois (3) séances officielles de sensibilisation à l’AIPRP ont été offertes en 2019-2020.

Dans le cadre d’une (1) séance offerte au SPPC à environ 25 professionnels en ressources humaines, on a donné un aperçu des lois sur l’AIPRP et des obligations des employés.

Les deux (2) autres séances ont été offertes aux membres du Comité consultatif supérieur du SPPC, dans le cadre d’une initiative de plus grande envergure au sein de l’organisation visant à mieux faire connaître les divers services organisationnels offerts aux gestionnaires et aux employés. Les présentations ont par ailleurs été diffusées en ligne sur le site Web interne à l’intention de l’ensemble des employés du SPPC.

Des communiqués sur l’AIPRP ont également été diffusés dans le cadre des bulletins du SPPC.

Le personnel de l’AIPRP a offert de la formation informelle aux employés sur une base ad hoc sur divers sujets liés à l’accès à l’information et a fourni régulièrement des conseils aux responsables du SPPC au sujet du traitement des demandes d’accès à l’information et de l’interprétation de la Loi.

7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

7.1 Structure de gouvernance de l’AIPRP

La Structure de gouvernance de l’AIPRP du SPPC a été approuvée par le Conseil exécutif du SPPC en octobre 2011. Elle décrit les liens hiérarchiques au sein du SPPC et précise de façon claire les responsabilités relativement à la prise de décisions aux fins de l’administration de la Loi.

7.2 Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le gouvernement du Canada publie les Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux) sur le site Web canada.ca. Cette publication fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Chaque année, le Bureau de l’AIPRP du SPPC met à jour l’information concernant les activités et les fonds de renseignements de l’organisation dans cette publication.

7.3 Initiatives

Au cours du prochain exercice, le SPPC prévoit par ailleurs de réviser les politiques et les procédures en vue des nouvelles directives pangouvernementales à l’appui de la Loi modifiée, des initiatives sur la transparence du gouvernement et de la modernisation continue des services numériques de l’AIPRP.

Les outils d’accès à l’information ont aussi été mis à jour en 2019-2020, au besoin, afin que l’organisation puisse continuer de traiter efficacement les demandes en vertu de la Loi et des politiques connexes.

7.4 COVID-19 : mesures d’atténuation

Le 16 mars 2020, le SPPC a fermé ses bureaux à l’échelle nationale et a limité ses activités en vue de se conformer aux mesures de santé publique mises en place pour atténuer la propagation du coronavirus responsable de la pandémie globale de COVID-19 au sein de la collectivité. Le Bureau de l’AIPRP du SPPC a poursuivi des activités à distance, conformément au Plan de continuité des activités (COVID-19) qui avait été récemment élaboré par l’organisation en cas de pandémie.

Le SPPC n’a reçu aucune autre demande entre le 16 et le 31 mars 2020 (fin de l’exercice financier). Parallèlement, au cours de cette même période, aucune demande n’a été fermée après l’expiration du délai. Cependant, au moment du confinement, le Bureau de l’AIPRP traitait plusieurs demandes. Par conséquent, il a connu d’importantes difficultés lorsqu’il a fallu passer à un milieu de travail entièrement à distance.

Pour le Bureau de l’AIPRP, la connexion à distance aux serveurs du SPPC a été difficile, notamment l’accès à des demandes, à des documents et à d’autres travaux liés à l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP a dû par ailleurs chercher des solutions, lorsqu’il s’est avéré impossible de mener les activités sur papier ou dans les bureaux — obtenir le reçu des demandes par courriel, l’approbation des réponses par signature ou chercher ou traiter des documents disponibles uniquement sur papier.

Certaines mesures prises ainsi que d’autres facteurs ont permis au SPPC d’atténuer les répercussions de ces défis :

• Les deux premières semaines, le SPPC a élargi la capacité de son réseau en vue de permettre le télétravail à grande échelle.
• Le Bureau de l’AIPRP ainsi que l’organisation dans son ensemble étaient déjà en train de passer à un espace de travail plus numérique (la mise en œuvre d’un dépôt électronique de documents de l’organisation, l’utilisation d’un système électronique de gestion des dossiers en matière d’AIPRP et d’un logiciel de rédaction et l’adoption de signatures électroniques). De plus, au cours des deux (2) derniers exercices financiers, le SPPC a reçu la majorité des demandes en ligne. Le Bureau de l’AIPRP peut donc y avoir accès par courriel. Les représentants du SPPC communiquent souvent au Bureau de l’AIPRP les documents pertinents par courriel ou par l’intermédiaire de boîtes de dépôt électroniques communes.
• Un employé du SPPC a été nommé pour vérifier régulièrement le courrier postal en matière d’AIPRP.
• Des procédures de chiffrement et d’autres mesures avaient déjà été mises en place au sein de l’organisation pour veiller au traitement des renseignements du SPPC en toute sécurité dans un environnement de travail à distance;
• Les dossiers portant sur des documents physiques uniquement disponibles au bureau ont été gérés au cas par cas en consultation avec les demandeurs.

Même si le Bureau de l’AIPRP a fait face à des contraintes pour gérer les activités à distance, on s’est efforcé de veiller à ce que les demandeurs reçoivent des réponses complètes dans les délais impartis.

8 Plaintes, audits et enquêtes

Les décisions prises en vertu de la Loi peuvent faire l’objet d’un examen. Cela permet de faire en sorte que les institutions fédérales respectent leurs obligations en matière d’accès à l’information et que tous les demandeurs soient traités de façon équitable.

Le premier échelon du recours en révision consiste à adresser une plainte officielle au Commissaire à l’information. Suite à une enquête, si ce dernier considère la plainte bien fondée, il peut ordonner la communication des renseignements. Jusqu’à présent, celui-ci n’a pas enjoint au SPPC de le faire. Le deuxième échelon du recours en révision consiste à présenter une demande de contrôle judiciaire à la Cour fédérale.

Le SPPC étudie les résultats de toutes les enquêtes du Commissariat à l’information du Canada (CIC) et intègre les leçons apprises dans ses processus opérationnels, s’il y a lieu.

Deux (2) plaintes concernant deux (2) demandes ont été déposées auprès du CIC contre le SPPC au cours de l’exercice 2019-2020; l’une (1) d’entre elles faisait toujours l’objet d’une enquête au 31 mars 2020.

Le Commissaire a également transmis ses conclusions au SPPC à l’issue d’enquêtes menées à l’égard de l’autre plainte reçue en 2019-2020 et de cinq (5) autres qui avaient été reportées des exercices précédents. Les conclusions des six (6) plaintes sont les suivantes :

• Deux (2) plaintes ayant par la suite été considérées comme bien fondées par le CIC, concernaient des renseignements soustraits à la divulgation en vertu de la Loi. Dans l’une d’entre elles, le SPPC avait invoqué l’article 23 concernant certains documents en vue de protéger des renseignements visés par le secret professionnel de l’avocat. L’autre portait sur l’application de plusieurs exemptions. Dans les deux cas, le SPPC a convenu de communiquer des renseignements supplémentaires au demandeur.
• Deux (2) plaintes concernaient la prorogation du délai original de 30 jours prévu par la loi. Dans l’une d’entre elles, le SPPC avait fait part au demandeur de la nécessité de proroger le délai de 425 jours pour mener des consultations auprès d’autres institutions gouvernementales. Le CIC a considéré la plainte comme bien fondée et le SPPC a répondu au demandeur peu après l’achèvement des consultations. Dans l’autre cas, le SPPC a fait part de la nécessité de proroger le délai de 455 jours pour mener des consultations et traiter un nombre important de documents (5 057 pages). Compte tenu de ces conditions, le CIC a souscrit à l’avis du SPPC selon lequel une prorogation du délai était valide et a considéré la plainte comme non fondée.
• Une (1) plainte concernait des documents manquants dans le cadre d’une réponse à une demande. Le CIC a conclu à l’existence de documents supplémentaires et au bien-fondé de la plainte. Selon le SPPC, la plupart de ces documents n’étaient pas sous son contrôle, compte tenu de leur nature personnelle. Il a néanmoins accepté d’en communiquer plusieurs autres considérés par la suite comme tels, ainsi que de fournir des documents supplémentaires originairement communiqués au demandeur dans le cadre d’une demande antérieure.
• Une (1) plainte concernait une réponse du SPPC à un demandeur selon laquelle aucun document ne se rapportait à sa demande. Le CIC a conclu que le SPPC avait effectué une recherche raisonnable des documents et que la plainte n’était donc pas fondée.

Aucune recommandation n’a été formulée par d’autres agents du Parlement au sujet des activités du SPPC en matière d’accès à l’information en 2019-2020.

Le tableau ci-dessous résume les motifs des plaintes reçues par le SPPC en 2019-2020, ainsi que les conclusions des enquêtes du CIC :

9 Recours judiciaires

Aucune demande de contrôle judiciaire n’a été déposée auprès de la Cour fédérale au cours de l’exercice 2019-2020.

10 Suivi de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP tient à jour un système complet de rapports statistiques et de mesures du rendement. Le gestionnaire de l’AIPRP rencontre chaque semaine le coordonnateur de l’AIPRP pour discuter de l’état des demandes actives, des plaintes et de toute question soulevée.

Le Bureau de l’AIPRP présente également à la haute direction du SPPC des rapports sur ses activités en matière d’accès à l’information, sa charge de travail et les tendances sur une base ad hoc.

11 Salle de lecture

En vertu de l’article 8 du Règlement, les institutions gouvernementales doivent mettre à la disposition du public une salle de lecture où il peut consulter des documents.

La salle de lecture principale du SPPC est située au 160 rue Elgin, Ottawa (Ontario). Les personnes qui désirent examiner des documents doivent prendre rendez-vous avec le Bureau de l’AIPRP. À l’extérieur de la Région de la capitale nationale, les intéressés pourront prendre rendez-vous par l’intermédiaire du Bureau de l’AIPRP pour examiner des documents dans l’un de ses bureaux régionaux.

Annexe A – Arrêté sur la délégation

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la directrice des poursuites pénales délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après les attributions dont la directrice des poursuites pénales est, en qualité de responsable du Bureau du directeur des poursuites pénales, investi par les dispositions des Lois ou de leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Schedule

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 3^e jour d’octobre 2018.

Kathleen Roussel
Directrice des poursuites pénales

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution: Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport: 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque: Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle »  seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3 - Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

Notes de bas de tableau

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 - Prorogations

Section 5 - Frais

Section 6 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Section 8 - Plaintes et enquêtes

Section 9 - Recours judiciaire

Section 10 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.